Fecha cierta en documentos privados.

Con relación al tema de la fecha cierta nos formularon la siguiente consulta:

“La semana pasada volvimos a tener dudas sobre el cómo estamos dando fecha cierta a nuestros documentos, a lo cual, como una opción más económica optamos por certificar una copia de los documentos originales, más tuvimos comentarios de una persona sobre que en el criterio de la autoridad lo único que daba fecha cierta era la ratificación de firmas, la copia certificada no. Pido de su apoyo para su opinión profesional sobre este tema y sus recomendaciones.”

Es de precisar lo siguiente:

Diversos criterios de nuestros tribunales federales han sostenido que el requisito de la fecha cierta de los documentos privados se satisface cuando:

  1. El mismo se inscribe en el registro público.
  1. A partir de la muerte de cualquiera de los firmantes; esto último porque no puede prefabricarse un documento con posterioridad a la muerte de la persona.
  1. Desde la fecha en que el documento se presenta ante un funcionario público por razón de su oficio de certeza del mismo.

Bajo el contexto anterior, es incorrecto que sólo existe una sola forma para dar certeza respecto de la fecha en que se emitió un documento; de ahí que es impreciso que se diga que el único medio para ello es la ratificación de firmas y la copia certificada no. Ya que la fecha cierta lo que conlleva es dar certidumbre respecto de cierto momento; lo que en esencia se pretende sea el relativo a aquel en que emitió el documento de que se trate.

En ese sentido, si uno de los métodos para la certeza de la fecha, se adquiere desde el momento en que se presenta ante un funcionario público (el notario, por ejemplo) ello no solo es exclusivo a través de la ratificación de firmas sino que puede ser mediante la certificación de una copia del mismo.

Si bien, una copia certificada no garantiza que el día en que se certificó el documento fue la fecha en que se elaboró o se firmó; máxime, si en su contenido tiene una fecha diferente, lo cierto es que en caso de ser sujetos a una revisión o auditoría se demostrará fehacientemente que al momento en que se llevó acabo dicha revisión ya existía el documento sobre el que se realizó la certificación, por lo menos, desde la fecha en que se efectuó la certificación.

Luego, el que a criterio de una autoridad (por ejemplo el SAT) solo la ratificación de firma sea valida para dar certeza respecto de la fecha no significa que sea así y mucho menos, si no está establecido en ley, por lo que no puede obligar a que sea de cierta manera, ya que en todo caso, existen diversas reglas relativas a la valoración de pruebas y la manera en que éstas deben ser analizadas.

La circunstancia de que algún documento no contenga alguna de las características precisadas al inicio de este documento, no significa que no se tenga la posibilidad, por cualquier otro medio, de demostrar la certeza del mismo, pero esos medios deben demostrar

el tiempo en que se realizó; es decir, eliminar toda posibilidad de qué el acto se haya realizado en una fecha diversa.

Es por ello, que se dice que los documentos privados pueden autentificarse a través de la ratificación de su contenido y firma; lo que incluso permite que dicha demostración, en tribunales, pueda ser a través de la prueba pericial o inclusive testimonial.

A mi consideración, la copia certificada de un documento sí confiere fortaleza para demostrar lo referido previamente, sobre todo cuando estamos en presencia de documentos muy antiguos o frente a algún acto, en donde no sea posible que los firmantes comparezcan a la ratificación de los mismos; independientemente, de que el costo de los honorarios notariales por tal servicio sean más altos que la sola expedición de una copia certificada.

Es importante tener presente que no hay dispositivo legal que obligue o establezca una manera exclusiva para dar certeza a la fecha en que se emitió el documento de qué se trate; pues todo lo relacionado al tema se ha construido con base en diversas interpretaciones en los tribunales.

Por otra parte, comparto una de las maneras en que nuestros clientes están robusteciendo el tema, con relación a operaciones importantes o relevantes; por ejemplo, en caso de tener necesidad de documentar una operación de préstamo:

  1. En asamblea, previa a la contratación, se expresa la necesidad del financiamiento; se autoriza e incluso se propone ahí la fuente del mismo, a veces es alguno de los propios socios de la empresa;
  1. Se incorpora el acta de la asamblea en el libro corporativo, como no es extraordinaria no debe pasar ante notario;
  1. Se elabora el contrato, en términos de lo acordado en la asamblea, incluso en el acto jurídico se hace alusión, dentro de los antecedentes, de dicha asamblea;
  1. Se adjuntan los documentos relativos al movimiento financiero.

De los puntos anteriores podrás advertir los siguientes elementos que darán certidumbre respecto de la fecha cierta, incluso sin certificar copia del contrato:

  1. Para llevar a cabo el acta de asamblea se habrá que llevar la convocatoria y notificación de la misma a los socios y respecto de eso quedará el registro de la fecha.
  1. Un libro corporativo ordenado, tendrá por lo menos, el acta de asamblea relativa a la aprobación de estados financieros; lo cual, delimitará una fecha.
  1. El contenido del contrato referirá a la asamblea y con eso delimita un momento en el tiempo, lo cual, es comprobable con la propia acta de la asamblea.
  1. Los documentos financieros dejan huella inamovible de la fecha, al ser a través de sistema financiero.

Como verás, se generan diversos elementos que darán certeza respecto de la fecha en que se realizó dicha actuación; evidentemente, habrá que ir adecuando el procedimiento al acto de que se trate, en caso de ser necesario.

Con base en lo anterior, podemos concluir que no existe una sola manera de poder demostrar la fecha cierta, tampoco existe una disposición legal que obligue a que se haga de cierta forma; mucho menos, hay que dar como un hecho irrefutable que si determinada autoridad considera que debe de ser de cierto modo, así deba de ser; recordemos que muchas de las actuaciones de la autoridad son arbitrarias y hechas a su manera para hacer más fácil su trabajo, aunque ello sea abusivo o ilegal.

Como siempre, quedo a tus órdenes en caso de dudas, comentarios o si deseas profundizar el contenido del presente.

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