Reciente hubo una reforma en la Ley General de Sociedades Mercantiles.
¿Qué significa para las empresas?
La reforma permite que, ahora, mediante medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología se asista o se lleven a cabo asambleas y sean completamente válidas, sin necesidad de que los socios o accionistas estén de manera presencial en el domicilio de la sociedad; ejemplos: (videoconferencias por Zoom, Microsoft Temas o Google Meet, sistemas de video y cámara para transmitir visualmente la reunión; plataformas de votación en línea para registras votos, entre otros).
La condición es que todos puedan participar al mismo tiempo y de manera interactiva, como si estuvieran en una reunión en persona. Para ello se deberán implementar medidas para garantizar el acceso, verificar la identidad de los participantes y registrar cómo votan.
Para que ésta posibilidad esté disponible para las empresas, se requerirá que en el documento constitutivo de la empresa se establezcan las reglas y sus condiciones para su validez. En caso de no que no se cuente con ello, se podrán hacer las modificaciones ante el notario o corredor público.
De igual manera deberá hacerse la publicación de las convocatorias en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía. Las convocatorias podrán ser firmadas por los representantes de manera autógrafa o con su firma electrónica.
De lo anterior sugerimos que se le pidan a los socios o accionistas que proporcionen los medios electrónicos oficiales para recibir notificaciones concernientes a la empresa, así como para ser convocados a las asambleas.
Adicionalmente se deberán implementar medidas para verificar la identidad de los asistentes, como códigos de acceso, y durante el transcurso de las asambleas, solicitar que permanezcan con las cámaras encendidas y grabar la sesión, entre otros, a efecto de acreditar la identidad. Para el caso de la firma de documentos recomendamos que proporcionen documentos de identificación válidos, configurar preguntas de seguridad personalizadas, establecer respuestas únicas, uso de certificados digitales únicos, confirmación mediante códigos en mensajes de texto o llamadas a los participantes.
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